Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta membuat inovasi pelayanan dengan membuka layanan online. Dengan layanan online melalui laman situs http://pelayanan.dispendukcapil.surakarta.go.id/ warga Kota Surakarta dapat mengajukan permohonan sejumlah dokumen kependudukan tanpa harus datang ke Kantor Kependudukan dan Pencatatan Sipil terlebih dahulu.
Dokumen kependudukan yang dapat diakses melalui layanan online adalah Pengajuan KTP Elektonik, Akta Kelahiran, Akta Kematian dan Kartu Identitas Anak (KIA). Layanan online ini memang disediakan untuk warga yang tidak memiliki cukup waktu untuk mengurus langsung ke kantor. Mereka cukup mendaftar secara online kemudian mendapatkan notifikasi SMS untuk mengambil dokumen yang dimohonkan dengan membawa persyaratan yang sebelumnya diupload atau diunggah saat melakukan pendaftaran online.
Kepala Seksi Tata Kelola dan SDM Teknologi Informasi dan Komunikasi, Dispendukcapil Kota Surakarta, Fahruddin Eka Cahyana menjelaskan pada bulan Januari 2017, ada 287 pemohon online, pemohon masih didominasi Kartu Identitas Anak, disusul KTP EL ( Surat Keterangan), AKta Kelahiran dan Akta Kematian. Jumlah pemohon online setiap hari makin meningkat, karena layanan online ini bisa diakses dengan mudah, dan sebagai wujud masyarakat tidak gagap teknologi.
Secara Teknis beginilah cara mendaftar, sebelum mengajukan permohonan atas dokumen kependudukan, terlebih dahulu harus mendaftarkan diri terlebih dahulu di laman situs Dispendukcapil dengan cara memasukkan NIK atau Nomor Induk Kependudukannya. Setelah memasukkan NIK, pendaftar akan diminta memasukkan nomor handphone dan alamat email. “Pendaftar akan menerima kode notifikasi melalui SMS ,” terang Fahruddin.
Setelah mendapatkan kode aktifasi, langkah selanjutnya adalah membuat pasword yang akan digunakan untuk login dengan username berupa NIK. Pendaftaran hanya sekali saja yang nantinya bisa digunakan untuk semua layanan yang disediakan secara online. Setelah login, di laman situs akan tersedia empat jenis dokumen kependudukan yang dapat diajukan secara online. “Begitu kita memasukkan NIK dan password, akan muncul identitas pendaftar. Lengkapi data-data yang tersedia, termasuk kewajiban mengupload persyaratan yang nantinya juga harus dibawa saat akan mengambil dokumen yang sudah jadi di Kantor Dispendukcapil,” kata Fahruddin.
Layanan via Whatsapp
Selain melalui laman situs, layanan online dokumen kependudukan juga dapat dilakukan melalui fasilitas whatsapp atau WA. Menurut Fahruddin, aplikasi layanan online ini difasilitasi oleh Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah. Hanya saja, khusus untuk layanan online melalui whatsapp, sementara ini baru bisa untuk pendaftaran KTP Eletronik, yang saat ini masih diganti dengan Surat Keterangan.
Layanan melalui WA lebih mudah lagi karena hanya cukup mengirimkan pesan WA ke nomor 0857-2635-0798 dengan format, NIK <spasi > Nama Lengkap <spasi> Nama Ibu <Spasi> nomor handphone (yang aktif untuk pemberitahuan lewat SMS). “Jika pendaftar bermaksud mencari KTP Elektronik pengganti karena hilang, harus disertai dengan upload atau foto unggahan surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
Semua menggunakan aplikasi otomatis, Apabila dokumen kependudukan sudah disetujui maka akan dinformasikan lewat SMS dan pemohon mengambil ke kantor Dispendukcapil dengan membawa persyaratan yang sebelumnya sudah diupload serta menunjukkkan SMS dari Dispenducapil,” kata Fahruddin menjelaskan.