Profil
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah salah satu Badan Publik di Pemerintah Kota Surakarta yang mempunyai kewajiban untuk membuka akses terhadap Informasi Publik yang berkaitan dengan bidang Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian kepada masyarakat. Salah satu elemen penting dalam mewujudkan penyelenggaraan negara yang transparan dan kolaboratif adalah hak publik untuk memperoleh informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Hak atas informasi menjadi sangat penting karena makin terbuka penyelenggaraan negara untuk diawasi publik, penyelenggaraan negara tersebut makin dapat dipertanggung jawabkan.
Sesuai dengan amanat UU No. 14 Tahun 2008, Pemerintah Kota Surakarta telah membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) melalui Keputusan Walikota Surakarta nomor 180/134 Tahun 2019 tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu Pemerintah Kota Surakarta. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai salah satu Badan Publik Pemerintah Kota Surakarta menindaklanjuti dengan membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta melalui Keputusan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta nomor: DC/323/I/2024
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta berkedudukan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, Komplek Balaikota Surakarta, Jalan Jenderal Sudirman nomor 2 Surakarta, Telp. 0271 639554, 0271 642020 ext. 552, 553, email : disadmindukcapil@surakarta.go.id
Dasar Hukum
Peraturan yang mendasari pengelolaan PPID di Disdukcapil Kota Surakarta, antara lain:
1. Keputusan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta Nomor: DC/323/I/2024 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta
SK TIM PPID Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta Tahun 2024
2. Keputusan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta Nomor: DC/322/I/2024 tentang Daftar Informasi Dan Dokumentasi Publik Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta Tahun 2024
Dokumentasi (PPID) Dispendukcapil menyediakan beberapa jalur media bagi masyarakat untuk memperoleh informasi melalui:
1. Website, e-mail dan media sosial.
- Masyarakat dapat meminta informasi melalui https://dispendukcapil.surakarta.go.id/ppid
- Masyarakat dapat meminta informasi melalui e-mail dengan alamat: disadmindukcapil@surakarta.go.id
- Facebook : @disdukcapilsurakarta
- X : @dispendukcapilsolo
- Instagram @disdukcapilsurakarta
2. Telepon/Fax
Masyarakat dapat menghubungi / mengirimkan faximili, melalui nomor telepon 0271 639554, 0271 642020 ext. 552, 553
3. Melalui Surat
Mengirimkan surat ditujukan kepada: Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, Kompleks Balaikota Surakarta, Jl Jend Sudirman No. 2, Surakarta
4. Datang Langsung
Datang langsung ke Sekretariat Disdukcapil, Kompleks Balaikota Surakarta, Jl Jend Sudirman No. 2, Surakarta
Informasi Berkala
1. Pengertian
Informasi berkala adalah informasi yang wajib diperbaharui kemudian disediakan dan diumumkan kepada publik secara rutin atau berkala sekurang-kurangnya setiap 6 bulan sekali.
Informasi yang harus diumumkan secara berkala adalah informasi terkait badan publik, sebagai berikut:
- Keberadaan badan publik mencakup mengenai alamat jelas badan publik tersebut, termasuk alamat kontak (nomor telepon dan faksimili), status hukum badan publik tersebut;
- Kepengurusan badan publik mencakup struktur organisasi badan publik dan pejabat-pejabat strukturalnya;
- Maksud dan tujuan badan publik mencakup visi dan misi, maksud dan tujuan dibentuknya badan publik
tersebut;
2. Ruang lingkup kegiatan badan publik mencakup core issue/core bussiness badan publik tersebut; dan
- Informasi lainnya yang merupakan Informasi Publik yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
- Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Badan Publik terkait, yaitu informasi terkait dengan program kerja, manajemen program kerja, hasil program kerja, efektivitas hasil kerja disesuaikan dengan visi dan misi dibentuknya badan publik, evaluasi dari program kerja, dan rencana tindak lanjut dari program kerja tersebut.
- Informasi mengenai laporan keuangan, dan/atau
- Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
3. Cara Penyampaian
Penyampaian informasi dapat menggunakan berbagai media yang tersedia dengan mempertimbangkan azas cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan dengan cara sederhana. Untuk itu ada beberapa media yang bisa dijadikan tempat penyampaian informasi berkala;
- Internet, melalui website resmi badan publik;
- Media cetak; poster, leaflet, surat kabar;
- Media eletronik yang radio dan televisi;
- Papan pengumuman yang biasa tersedia di kantor badan publik; atau
5. Bentuk media lain yang dianggap mudah untuk dijangkau dan dimengerti oleh masyarakat.
Sumber:
https://komisiinformasi.go.id/?portfolio=peraturan-komisi-informasi-no-1-tahun-2010
4. Daftar Informasi Wajib Diumumkan Secara Berkala
a. Informasi tentang Profil Badan Publik
- Kedudukan domisili beserta alamat lengkap domisili beserta alamat lengkap.
- Visi dan Misi Link
- Struktur Organisasi, Tugas, Wewenang dan Fungsi Link
b. Ringkasan Program dan Kegiatan yang sedang dijalankan
- Program dan Kegiatan Link
c. Ringkasan Informasi tentang Kinerja
- Laporan Kinerja dan Keuangan
Informasi setiap saat
1. Pengertian
Informasi Setiap Saat adalah informasi yang harus disediakan oleh Badan Publik dan siap tersedia untuk dapat langsung diberikan kepada Pemohon Informasi Publik ketika terdapat permohonan terhadap Informasi Publik tersebut. Jenis informasi yang termasuk dalam kategori informasi setiap saat menurut UU KIP jo Pasal 13 Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik adalah;
a. Daftar Informasi Publik
b. Informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau kebijakan Badan Publik
c. Seluruh informasi lengkap yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
2. Cara Penyampaian
Informasi-informasi yang berada dalam kategori ini bersifat pasif, dalam arti bahwa badan publik tidak perlu proaktif menyebaluaskannya. Namun jika ada permintaan informasi terkait jenis informasi ini maka badan publik harus segera memberikan. Oleh karena itu, sebelum ada permintaan informasi sebaiknya badan publik telah menyiapkan kategori informasi ini. Dengan demikian pengarsipan menjadi faktor yang sangat penting dalam kesiapan badan publik untuk menyediakan informasi ketika diminta. Beberapa Badan Publik mengidentifikasi informasi-informasi yang paling sering diminta oleh publik untuk kemudian diunggah melalui website atau disediakan dalam meja layanan informasi, sehingga menjadikan pelayanan informasi lebih efisien dengan mengurangi waktu pencarian informasi.
Sumber:
https://komisiinformasi.go.id/?portfolio=peraturan-komisi-informasi-no-1-tahun-2010
3. Daftar Informasi Wajib Tersedia Setiap Saat
A. Daftar Informasi Publik
Daftar Informasi dan Dokumentasi Publik
B. Informasi tentang Peraturan, Keputusan dan/Atau Kebijakan
1. Dokumen Peraturan, Keputusan dan/atau Kebijakan yang telah ditetapkan:
> Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 2019 Tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 2 Tahun 2010 Tentang RPJPD Kota Surakarta Tahun 2005-2025. Download
> Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2021 Tentang RPJMD Kota Surakarta Tahun 2021-2026. Download
> Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 Tentang Persyaratan Dan Tatacara Pendaftaran Penduduk Dan Pencatatan Sipil. Download
> Peraturan Walikota Nomor 25.1 Tahun 2021 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi dan Tatakerja Dinas Daerah. Download
> Peraturan Walikota Nomor 38 Tahun 2019 Tentang Reviu IKU 2021-2026. Download
> Permendagri Nomor 102 Tahun 2019 Tentang Hak Akses Pemanfaatan Data. Download
> Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 Tentang Pelaksanaan Perpres 96 Tahun 2019. Download
2. Dokumen pendukung dari Peraturan Perundang-undangan, Keputusan dan/atau Kebijakan yang ditetapkan Link
Informasi serta merta
1. Pengertian
Informasi Serta Merta adalah informasi yang berkaitan dengan hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum serta wajib diumumkan secara serta merta tanpa penundaan.
Begitu informasi dimaksud dikuasai oleh badan publik, serta merta harus diumumkan kepada publik. Hal ini bertujuan agar masyarakat dapat mengantisipasi keadaan darurat atau bahaya sehingga dapat meminimalisir akibat atau dampak buruk yang ditimbulkan.
Informasi yang Wajib Diumumkan Secara Serta Merta mencakup informasi sebagai berikut:
a. Informasi tentang bencana alam seperti kekeringan, kebakaran hutan karena faktor alam, hama penyakit tanaman, epidemik, wabah, kejadian luar biasa, kejadian antariksa atau benda-benda angkasa;
b. Informasi tentang keadaan bencana non-alam seperti kegagalan industri atau teknologi, dampak industri, ledakan nuklir, pencemaran lingkungan dan kegiatan keantariksaan;
c. Bencana sosial seperti kerusuhan sosial, konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas masyarakat dan teror;
d. Informasi tentang jenis, persebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakit yang berpotensi menular;
e. Informasi tentang racun pada bahan makanan yang dikonsumsi oleh masyarakat; dan/atau
f. Informasi tentang rencana gangguan terhadap utilitas publik
Ada kalanya informasi yang wajib diumumkan secara serta merta mencakup kejadian insidentil yang menyangkut hajat hidup masyarakat, antara lain :
a. Informasi mengenai rencana pemadaman listrik pada wilayah tertentu
b. Informasi mengenai rencana penutupan jalan
2. Cara Penyampaian Informasi Serta Merta:
a. Diumumkan secara serta merta dengan menggunakan bahasa yang baik dan benar, mudah dipahami, serta media yang tepat, dan disampaikan tanpa adanya penundaan;
b. Terlebih dahulu diumumkan kepada masyarakat yang potensial menjadi korban;
c. Pengumuman informasi serta merta sekaligus diberikan informasi mengenai langkah-langkah mempersiapkan diri dan tindakan yang harus diambil bila keadaan darurat atau bahaya tersebut terjadi, prosedur dan tempat evakuasi, cara mendapatkan bantuan, dll;
d. Diumumkan dengan media yang paling tepat untuk menjangkau masyarakat (misal: pengeras suara, radio, televisi, kentongan, dsb)
Sumber:
https://komisiinformasi.go.id/?portfolio=peraturan-komisi-informasi-no-1-tahun-2010
Informasi yang dikecualikan
Pengertian
Informasi yang Dikecualikan adalah informasi yang tidak dapat diakses oleh Pemohon Informasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
Informasi Publik yang Dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum. Informasi Yang Dikecualikan didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat. Informasi tersebut harus dipertimbangkan dengan seksama bahwa penutupan akses informasi dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya.
Dalam hal Badan Publik menyatakan Informasi Publik tertentu Dikecualikan maka pengecualian Informasi Publik tersebut harus didasarkan pada Pengujian konsekuensi
Pengujian Konsekuensi dapat dilakukan:
1. Sebelum adanya permohonan Informasi Publik;
2. Pada saat adanya permohonan Informasi Publik; atau
3. Pada saat penyelesaian sengketa Informasi Publik atas perintah Majelis Komisioner
Sumber : PERATURAN KOMISI INFORMASI NOMOR 1 TAHUN 2017 TENTANG PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI PUBLIK
| No. | Nama Dokumen | Peraturan Pendukung Informasi Dikecualikan |
|---|---|---|
| 1 | Data perseorangan/pribadi penduduk(sidik jari, iris mata, keterangan tentang cacat fisik dan / atau mental, elemen data lainnya yang merupakan aib seseorang) | UU No. 24 Th. 2013 tentang Perubahan atas UU No. 23 Th. 2006 tentang Administrasi Kependudukan Pasal 84 |
| 2. | Dokumen Kependudukan(Register Akta Pencatatan Sipil, dll) | UU No. 24 Th. 2013 tentang Perubahan atas UU No. 23 Th. 2006 tentang Administrasi Kependudukan Pasal 79 |
| 3. | Sistem Management Database / SIAK |
|
| 4. | Internet Protokol/IP Address Private/HakAkses | UU No. 11 Th. 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik/ITE pasal 30 – 37 |
| 5. | Lokasi Server | UU No. 11 Th. 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik/ITE pasal 30-37 |
| 6. | Harga Perkiraan Sendiri (HPS) |
|
| 7. | Dokumen Penawaran Kontrak |
|
| 8. | Dokumen / Berkas / Arsip PNS | UU No. 14 Th. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Pasal 17 huruf h |
| 9. | Daftar Nilai SKP/ Pengukuran Kinerja PNS |
|